Palembang, Gatra.com - Gubernur Sumatera Selatan (Sumsel), Herman Deru meminta, agar layanan kearsipan di daerah ini dapat menggunakan sistem elektronik. Hal ini menyusul peranan penting yang dimiliki organisasi perangkat daerah (OPD) terkait kearsipan.
Deru mengatakan, dirinya akan mengubah mindset dan polanya sehingga arsip nanti sebagai bentuk layanan informasi. “Kami berpikir tentang dokumentasi akan menjadi sia-sia kalau tidak dijadikan arsip. Tak satupun secara individu tidak butuh arsip, mulai dari urusan pribadi hingga kelembagaan,” ujarnya saat penyerahan hasil Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) di lingkungan Pemprov Sumsel di Graha Bina Praja Pemprov Sumsel, Jumat (3/12).
Lanjutnya, juga ingin merubah mindset bahwa orang-orang yang ada di dalam dinas kearsipan itu ialah orang-orang yang luar biasa. Bahkan, dinas kearsipan tersebut disamakannya dengan Dinas Pekerjaan Umum (PU). “Kerja di lapangan seperti PU, tidak akan baik kalau arsipnya tak benar maka kearsipan ini saya sama jajarkan dengan PU. Jadi, jangan pernah terpikir merasa orang-orang yang tersisih dan dibuang di dinas arsip,” katanya.
Selanjutnya, sambungnya, ia ingin mengubah mindset minimal di lingkungan pemprov, pemkab dan pemkot di wilayahnya agar dijadikan sebagai layanan informasi. “Kita akan jadikan layanan informasi. Mudah-mudahan selaras dengan Pemerintah Pusat. Jadi, nantinya dari mulai layanannya sampai ke sistem elektronik yang berkaitan layanan untuk ajukan saja anggarannya sehingga masyarakat juga bisa tau dan semua institusi punya file di kantor arsip,” ujarnya.
Kemudian, Deru juga berencana akan mengubah polanya. Artinya, kantor arsip apapun tingkatannya harus menjadi kantor yang jemput bola. “Jemput bola itu dalam mengedukasi dan jemput bola dalam bentuk fisik-fisik dokumennya dan ini tidak hanya di institusi pemerintah saja,” katanya.
Dikatakannya, ada banyak daerah dan provinsi menghapuskan institusi kearsipan di Indonesia, tapi ternyata mereka membutuhkan arsip. “Alhamdulilah, Sumsel tidak tergolong yang demikian. Karena arsip itu memang penting,” ujarnya.
Karena itu, pemerintah provinsi setempat meminta agar ini segara ditranformasi kepada kabupaten dan kota di Sumsel untuk jangan pernah mengabaikan kearsipan. “Setiap persoalan pasti membutuhkan arsip. Jadi, saya minta kesadaran ini dilakukan kepada institusi dari Pemprov Sumsel hingga kabupaten dan kota. Isi jabatan yang belum terisi dan lengkapi sarana dan prasarana yang harus dimiliki untuk menaikan kinerja yang tadinya pasif menjadi jemput bola,” katanya.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumsel, Edwar Juliartha, menyampaikan tujuannya untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan yang lebih baik, terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan. Kemudian, mendorong pencipta arsip untuk penyelenggaraan kearsipan sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta meningkatkan gerakan sadat arsip di semua perangkat daerah.
Dijelaskannya, pihaknya pun telah melaksanakan audit internal terhadap 50 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan audit eksternal kearsipan terhadap seluruh lembaga kearsipan 17 kabupaten dan kota di wilayahnya. “Dari hasil itu, kami dapati permasalahan pokok pada LKD kabupaten dan kota seperti tidak adanya dukungan anggaran yang memadai untuk pelaksanaan urursan kearsipan,” ujarnya.
Kemudian, sambungnya, minimnya SDM kearsipan (fungsional arsiparia) untuk Provinsi Sumsel dan terbatasnya personil PNS yang ditempatlam pada lembaga kearsipan daerah. Bukan itu saja, masih belum pedulinya perangkat daerah tentang pentingnya arsip untuk dikelola secara baik dan benar sesuai aturan berlaku.
“Bahkan, belum tersedianya sarana dan prasrana untuk mengelola dan menyimpan arsip pada organisasi perangkat daerah. Serta minimnya arsip dari perangkat daerah yang tersimpan pada dinas kearsipan untuk dirawat dan dikelola sesusai aturan yang berlaku,” katanya.
